Cégkapu szerepkörei
Cég képviseleti joggal rendelkező ügyvezetőjének szerepe a megnyitásban, a regisztrációjában, illetve a cégkapu felelős cseréjében van. Ő csak akkor tud a cégkapun keresztül dokumentumokat küldeni, ha a felelős őt felveszi ügykezelőnek. Cégkapu felelős szerepe a kulcstárnoké, ő adja és veszi el a jogot a munkatársak tekintetében, hogy a cégkapun keresztül tudjanak dokumentumokat küldeni. Ügykezelő minden olyan kolléga, akit a cégkapu felelős hozzárendelt a cégkapuhoz, és ezáltal a cégkapu igénybevételével elektronikus kapcsolattartásra jogosult a szervezetben.
Mit kell tudni a hozzárendeléshez?
Az ügykezelő természetes azonosító adatait: név, születési név, anyja neve, születési hely és idő.
Mi történik, ha a cégkapu felelős távozik vagy elérhetetlenné válik?
A gazdálkodó szervezet a cégkapu megbízott jogosultságának megszűnését követő 5 munkanapon belül, az új cégkapu megbízottat köteles bejelenteni a szolgóltatónak. A cégkapu megbízott cseréjét a képviseleti joggal rendelkező kezdeményezheti a https://cegkapu.gov.hu oldalon.
Az ügykezelő honnan tudja, hogy elektronikus kapcsolattartásra jogosult lett?
A felhasználó saját tárhelyére belépve a bal oldali lenyitható mezőben megjelenik a gazdasági társaság cégkapu azonosítója (az adószám első 8 számjegye) https://tarhely.gov.hu) .
Az ügykezelők mindegyike lát minden beérkező levelet?
Igen, a jelenlegi állapotban minden ügykezelő minden levelet lát a cégkapu postaládájában. Az ügykezelő a saját ügyfélkapu postafiókját, valamint azt a cégkapu fiók tartalmat láthatja, amihez hozzárendelték. Ez első ránézésre veszélyes állapot, ezért erősen gondoljuk végig a szabályozást. A beérkezett dokumentumokat a cégkapu megbízott és az ügyintézők is letölthetik, kivéve abban az esetben, ha a feladó egy, vagy több konkrét természetes személyt is megjelölt a címzettek között. Ebben az esetben kizárólag a megjelölt személyek tölthetik le a dokumentumot, - amennyiben ők a cégkapuhoz rendelt felhasználók -, az adott cégkapuhoz hozzárendelt többi felhasználó a dokumentumot láthatja a beérkezett üzenetek listájában, de nem tudja letölteni (a cégkapu megbízott sem!).
Ha együtt látom az ügyfélkapumat és a cégkaput, akkor a cégkapun vagy az ügyfélkapun keresztül levelezek?
Az, hogy egy helyen látom az nem azt jelenti, hogy keverednek a fiókok. A dokumentum küldésnél, ha cégkapus küldést választok, akkor az ügyfélkapumat nem használja a rendszer, csak a KAÜ-t használja, hogy ellenőrizze, hogy az a természetes személy kapott-e jogot a cégkapu használatára? Levél fogadáskor, a fiók választó menüvel tudok a cégkapu postafiókjába belépni. Ez a postafiók minden ügykezelőnél és cégkapu feleősnél ugyanúgy látszik.
Célszerű e szabályozni a letöltés és kiürítés rendjét?
Igen, feltétlenül. Célszerű a szabályozást a papír alapú dokumentumok kezeléséhez hasonlóan szabályozni, azaz: A szervezetben általában meg van határozva, hogy ki veheti át a postástól a levelet. A vezetők nem igazán néznék jó szemmel, ha a kollégák a levelek egyrészét már az utcán elkérnék a postástól. Alapvető elvként az elektronikus kommunikációban is célszerű kijelölni azt az ügykezelőt, aki köteles minden nap az érkezett leveleket a cégkapuról letölteni, iktatni majd a postafiókból kitörölni, (esetleg tartós tárhelyre átmozgatni). Az iktatott elektronikus levelet a szervezeten belül a célszemélyhez eljuttatni. Így minden nap üres postafiókkal indul vagy végződik (ha fennhagyjuk a leveleket, előbb utóbb káosz lesz).
Az ügykezelők mindegyike tud küldeni kimenő levelet?
A dokumentum vagy levél küldéséhez nem kell belépni a tárhelyünkre! A küldést 3 fő eszközzel kezdeményezhetjük. ÁNYK űrlap, iForm űrlap (SZÜF portálról vagy weboldalról), E-Papír. Mindig, minden esetben az elektronikus ügyintézésre kötelezett weboldalán kell keresnünk a megoldást.
